Comment éviter les 7 erreurs des gestionnaires en télétravail

Faire preuve de leadership n’a jamais été aussi nécessaire

Cela fait beaucoup de risques potentiels et cela requiert donc des gestionnaires une attention particulièrement marquée pour gérer ceux-ci.

Or, la plupart d’entre eux ont été pris au dépourvu. Ils n’avaient ni l’expérience, ni les repères. Il est rare qu’ils aient reçu des formations pour gérer une équipe en télétravail. Ils commettent dès lors pas mal de maladresses…

Le télétravail généralisé augmente les risques d'inefficacité ou de démotivation.
Être attentif à votre leadership est plus important que jamais.

Erreur #1: le gestionnaire n’entretient pas de contacts avec ses collaborateurs

Il y a toutes sortes de raisons pour perdre le contact avec ses collaborateurs:

• Peur de déranger!
• Pas l'habitude, perte de repère, ne pas très bien savoir comment communiquer à distance!
• Difficulté à gérer vos propres contraintes en télétravail!
• Tendance à vous replier sur vous-même!

Nous rencontrons régulièrement, en formation au leadership, des gestionnaires qui n’ont plus parlé depuis plusieurs semaines avec leurs collaborateurs.

C’est un très mauvais signal qu’ils envoient à leurs collaborateurs: tu n’es pas très important à mes yeux. Pourquoi le collaborateur penserait-il que son travail compte à vos yeux, pourquoi ferait-il, dès lors, un effort? Si vous le laissez dans son coin, qu’est-ce qui va l'empêcher de se refermer sur lui-même?

Établissez un contact régulier avec vos collaborateurs en télétravail.

Erreur #2: les contacts se limitent à l’aspect professionnel

Lorsque vous travaillez dans les locaux de votre compagnie, vous allez à la machine à café, vous prenez un lunch avec des collègues. Vous avez des discussions qui sortent de la sphère professionnelle. Vous apprenez à vous connaître, à vous faire confiance. Vous créez un lien, une connexion.

Ceux-ci sont absolument essentiels. Une compagnie est d’abord et avant tout un groupe de femmes et d’hommes qui doivent se faire confiance et avoir envie de partager un projet d’entreprise.

Les gestionnaires qui limitent leurs contacts avec leurs collaborateurs sur des sujets purement professionnels contribuent à casser le lien que ceux-ci entretiennent avec leur organisation.

Maintenez un contact “extra-professionnel”. Ne vous limitez pas aux sujets d'affaires dans vos discussions.

Erreur #3: ne pas définir un cadre de collaboration

L’efficacité de votre organisation est liée au respect d’un certain nombre de règles de fonctionnement: les heures de travail, les comportements et attitudes, les modes de communication…

Lorsque le travail se fait dans les locaux de votre compagnie, tout cela est assez facile à gérer. Les employés arrivent à telle heure et repartent après un certain temps (ou après la réalisation de certaines tâches). Une fois chez eux, ils font ce qu’ils veulent (ou presque), cela ne vous concerne plus.

Avec le télétravail généralisé, la distinction privé - professionnel a fondu ; vos employés travaillent pour vous quand ils sont chez eux ; ils le font, parfois, avec leur propre matériel.

Définir de nouvelles règles de collaboration est un incontournable. Attendez-vous à devoir les adapter plus ou moins à chaque collaborateur, chacun a une situation et des contraintes qui lui sont propres.

Redéfinissez les règles de collaboration.

Erreur #4: penser que vous êtes-là pour tout solutionner

“Je ne peux pas résoudre la situation de mon collaborateur, alors j’évite d’en parler”.

C’est une phrase que nous entendons très souvent lors d’une formation de gestionnaire. L’erreur que commettent ces gestionnaires, c’est d’oublier le ressenti de leur collaborateur, la gestion de son stress, de ses émotions, c’est-à-dire, la partie subjective du problème.

C'est un peu comme si un responsable devait résoudre tous les problèmes, comme si être confronté à une situation à laquelle il ne peut rien changer était un aveu de faiblesse ou de difficulté. 

Mais, vous n’êtes pas tout puissant.

Un gestionnaire ne peut pas solutionner tous les problèmes objectifs.
Par contre, il devrait toujours être un soutien moral et mental de son collaborateur.

Erreur #5: interpréter, juger le collaborateur sans l’avoir écouté au préalable

L’être humain a besoin d'interpréter, de donner du sens. 

Lorsque vous voyez votre collaborateur plusieurs fois par jour, c’est facile de vérifier votre interprétation.

Par exemple, lorsque vous êtes au bureau et que votre collaborateur n’est pas venu vous voir de la matinée, vous pourriez en conclure qu’il est fâché sur vous. Il vous est très facile de vérifier si c’est bien le cas ou s’il était peut-être très occupé, ou encore s’il était en réunion à ce moment-là. A moins qu’il n’ait peur de vous déranger, car vous-mêmes vous êtes passablement chargé. Ou encore qu’il soit passé en votre absence…

Ce mécanisme est plus dangereux lorsque vous êtes en télétravail

Si vos contacts sont espacés et se font au travers d’un écran, cela devient plus difficile.

Comme ces mécanismes d’interprétation, de jugement sont inconscients et naturels, vous risquez de faire partie de ces nombreux gestionnaires qui, sans s’en rendre compte, condamnent à tort et à travers leurs employés avant même de les avoir écoutés.

C’est probablement la plus grande cause de démotivation que nous rencontrons dans nos séances de coaching ou nos formations.

Une difficulté fréquente des gestionnaires en télétravail se produit lorsqu’un membre de leur équipe les appelle moins fréquemment. Certains responsables penseront que celui-ci manque de motivation. Du fait de la distance, il leur sera beaucoup plus difficile de vérifier si son taux d’occupation lui permet de le faire, s’il se sent mis de côté, s’il a des difficultés dont le gestionnaire n'est pas au courant… Les risques d’interprétation sont dangereusement multipliés.

Méfiez-vous de vos interprétations, écoutez avant de juger.
Soyez conscient du danger accru lorsque vous gérez à distance.

Erreur #6: un manque d’écoute

On sait depuis longtemps que les mots ne représentent qu’une petite partie de notre communication. C’est ce qu’on appelle le verbal. Nos gestes, nos mouvements, nos mimiques… (notre non verbal), le ton de notre voix (notre péri-verbal) en représentent la plus grosse partie.

Derrière votre écran, vous perdez une bonne partie de tous ces signaux que vos collègues vous envoient (inconsciemment).

Il vous faut dès lors, améliorer la qualité de votre écoute, repérer le moindre signal (un changement dans la voix, un front qui se plisse) et être prêt à vous interrompre pour laisser votre collaborateur s’exprimer, voire le questionner pour l’aider à réagir.

Développez votre écoute.

Erreur #7: pas de synthèse

En communication, il est plus difficile de se comprendre que de rester sur des malentendus, et cela se produit très (trop) souvent.

La septième erreur des gestionnaires en télétravail consiste à ne pas vérifier en cours (et en fin) de réunion:

• Que vous avez bien compris la même chose.
• Si vous êtes arrivé à un consensus.
• Si vous avez la même compréhension de ce qui a été décidé...

De nouveau, la complexité liée à la communication à distance augmente le risque de casser votre bonne collaboration.

Faites des synthèses après les entretiens.

• Fidéliser vos collaborateurs
• Donner des rétroactions de qualité
• Comment assurer la réussite de vos nouveaux gestionnaires?
• Comment devenir gestionnaire?
• Un livre pour découvrir les 6 clés du leadership inspirant 

Règlez les problèmes avec vos collaborateurs, formez-vous

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Les styles de leadership

Jean-Luc Dupont
Formateur et conférencier en leadership
Formateur MBTI® et Process Com®
Auteur des livres "Vous êtes unique, vos interlocuteurs aussi" et "Le gestionnaire PROCHE"