Comment bien mener vos entretiens de performance?

Certains employés perçoivent l’entretien de performance comme une perte de temps, une formalité administrative, une lubie des Ressources Humaines. Pire, parfois, l'entretien de performances crée de la démotivation, une envie d'aller travailler pour un autre employeur

Pourquoi?

Parce qu'il est mal mené ; parce que les gestionnaires ne sont pas formés à mener des entretiens de performance efficaces et motivants.

Les trois conseils pour mener des entretiens de performance qui (re)-motivent et fidélisent vos collaborateurs sont d'être attentif à votre écoute, de mettre en place un système d'évaluation continuée et d'abandonner les courbes en cloche.

Découvrez pourquoi.

 

 

“Je n’essaie même pas de donner mon avis. Le chef a déjà décidé de mon niveau de performances avant l’entretien"

Voulez-vous vraiment que vos collaborateurs pensent cela de leurs entretiens de performance? C’est, hélas, des propos que nous avons entendus fréquemment lors de formations au leadership

En général, le gestionnaire a bien préparé l’entretien de performance. Il a collecté des faits concrets, a réfléchi à la manière d’en faire part à son collaborateur. Il a, ainsi, suivi à la lettre les bonnes pratiques

 

D’où vient donc le problème?

D’un manque d’écoute. Le manager a conclu son évaluation de la performance de son collaborateur sans l’avoir entendu au préalable

Le gestionnaire a perdu de vue le but même de l’entretien de performance: motiver le collaborateur et identifier ensemble ce que chacun devrait faire pour améliorer la performance (ou à tout le moins la maintenir)

Un bon entretien de performance commence par l'écoute active du collaborateur
Or le manque d’écoute est la meilleure façon de démotiver un collaborateur. Il risque aussi de vous faire porter des jugements qui ne sont pas justifiés et de proposer des améliorations de la performance qui n’ont pas de sens

La réussite d’un entretien de performance découle de la qualité du dialogue que vous allez avoir avec votre collaborateur

 

 

Pourquoi un système d'évaluation continue?

 

L’entretien de performance est souvent un événement totalement découplé du travail au jour le jour
Lors de l’entretien de performance, le gestionnaire et son collaborateur vont revoir les objectifs de l’année précédente et les comparer aux résultats atteints. Ils vont analyser les bonnes et les moins bonnes performances du collaborateur. L’exercice se termine par la fixation du plan d’action de l’année en cours et la définition de nouveaux objectifs

Et puis?

Dans la plupart des compagnies, rien. Les objectifs et les plans d’action vont être classés jusqu’au prochain entretien de performance

Pour préparer le prochain entretien de performance, gestionnaires et collaborateurs réouvriront les objectifs et plans d’action qui avaient été définis, histoire de se remémorer ce qui avait été convenu

L’entretien de performance est donc un exercice découplé de la vie réelle. Difficile pour le collaborateur dans ces conditions de le prendre au sérieux.
 

 

Tout changement de comportement nécessite un renforcement

Le but d’un entretien de performance est d’améliorer les modes de fonctionnement, les attitudes, la motivation, les compétences, tous ces éléments qui ont une influence sur la performance du collaborateur

Les améliorations que vous avez demandées à votre collaborateur ne vont pas de soi. Elles ne tombent pas du ciel. Elles nécessitent des efforts, de la concentration. Il est extrêmement facile de retomber dans ses mauvaises habitudes. Une semaine un peu chargée, un coup de fatigue, un excès de stress momentané et votre employé risque de retomber dans ses mauvais travers

Ce n’est pas qu’il soit de mauvaise volonté, la nature humaine est ainsi faite. Lorsque nous essayons de changer d’attitude ou d’acquérir de nouvelles compétences, nous allons passer par une période transitoire pendant laquelle nous allons fréquemment avoir des rechutes. Dans cette période transitoire, nous risquons tout simplement d’oublier

Si vous voulez que votre collaborateur réussisse, vous allez le féliciter et montrer votre satisfaction dans les moments où le collaborateur répond aux attentes. Vous allez également l’encourager et lui donner du support lors de ses passages à vide. 

 

L'évaluation continue: comment ça marche

Régulièrement votre collaborateur va avoir des moments de succès et d’autres où il aura des rechutes

Prenez, à chaque fois les quelques minutes nécessaires pour lui donner une rétroaction mobilisante:

• « Je vois que tu réagis comme je te l’avais demandé lors de ton entretien de performance, belle job, continue c’est super »
• « Hier, j’ai vu ta réaction, pour moi ce n’est pas ce que nous avions convenu lors de ton entretien de performance… Es-tu d’accord avec moi?... Comment peux-tu corriger le tir? »

 

L'évaluation continue: un temps bien investi

Bien sûr, procéder à une évaluation continue représente une charge de travail supplémentaire et si vous avez 10 collaborateurs, cela commence à faire beaucoup

Mais ce n’est pas du temps gaspillé, c’est du temps bien investi

Imaginons que vous faîtes une demande d’amélioration à un collaborateur, qu’il y arrive pendant 1 mois et puis revienne au point de départ. Si vous attendez le prochain entretien de performance pour lui en faire la remarque, il y a peu de chances que vous arriviez à des résultats avec lui. Chaque entretien de performance risque d’être une répétition de l’exercice précédent

Si vous donnez une rétroaction de renforcement dès que vous voyez une amélioration et une rétroaction corrective dès que vous constatez une baisse de régime, vous avez beaucoup plus de chance d’avoir un collaborateur plus performant qui ne vous fera plus perdre de temps et sur qui vous pourrez plus « vous reposer ». 

 

Les clés pour réussir vos évaluations continues

• A l’issue de l’entretien de performances mettez-vous d’accord sur 2 maximum 3 points qui vont faire l’objet de l’évaluation continue
• Faites un accord clair avec votre collaborateur, je te donnerai des rétroactions de renforcement ou correctives en fonction de tes modes de fonctionnement. De ton côté, viens me voir lorsque tu as besoin de savoir si je suis satisfait de tes modes de fonctionnement ou lorsque tu as besoin d’aide
• Travailler sur la durée. Un changement de modes de fonctionnement prend du temps et inclut des phases de hauts et de bas
   

L'évaluation continue: à pratiquer avec bon sens

Si vous faites une évaluation continue de 10 collaborateurs et que vous suivez chez chacun une dizaine de points d’amélioration, vous allez vous mélanger les pinceaux. Vous n’y arriverez pas (à moins d’être très fort et de ne faire que ça)

Mais même si vous vous y arrivez, vos collaborateurs ont toutes les chances d’échouer. On ne peut améliorer plus de 2 ou 3 aspects de nos modes de fonctionnement en même temps

 

 

Comment pouvez-vous savoir si vos gestionnaires sont trop généreux ou s’ils sont objectifs dans leurs entretiens de performance?

Certains ont eu l’idée de faire appel aux statistiques. Si les objectifs ont été bien définis et si le gestionnaire a bien fait sa job, les résultats devraient être répartis le long d’une courbe en cloche (courbe de Gauss). La majorité des collaborateurs aura un score moyen, on pourrait avoir l’un ou l’autre collaborateur qui dépasse la moyenne mais des dépassements importants devraient être rares. Idem pour des mauvais résultats. Ils sont possibles mais il devrait y avoir peu de résultats très faibles

 

Pourquoi laisser tomber les courbes en cloche?

L’idée est bonne mais soyez prudent

Tout d’abord cela s’applique sur des grands groupes. Si votre gestionnaire gère une équipe de 6 personnes, la courbe en cloche n’a aucun sens

Malheureusement, j’ai vu des compagnies faire de la courbe en cloche une règle absolue. Les résultats des entretiens de performance doivent « rentrer » dans la courbe en cloche. Sinon, c’est que quelque chose cloche (c’est le cas de le dire)

J’ai vu plus d’un gestionnaire être obligé de revoir ses évaluations pour répondre au diktat de la courbe en cloche

Ensuite, j’ai vu cette courbe en cloche faire beaucoup de dégâts.

 

Un exemple réel: Je me sens trahi

Un gestionnaire me montre un courriel qu’il a reçu d’un de ses collaborateurs au lendemain de son entretien de performances. Le collaborateur avait fait une année magnifique, il méritait un 4 sur 5 (5 étant le score pour des résultats exceptionnels). Cela aurait fait dévier les résultats par rapport à la courbe en cloche, Le manager a donc anticipé les problèmes en forçant la côte vers un 3 qui ne susciterait aucune suspicion de la GRH

Le courriel se terminait par: « je ne te poserai plus ce problème, l’année prochaine. Je ne mériterai pas mieux qu’un 3 ». Plutôt dommage de consacrer du temps et de l’argent dans le but d’améliorer les performances d’un collaborateur pour avoir une personne qui fondamentalement vous dit: « on ne m’y reprendra plus à faire des efforts pour cette compagnie »

 

Comment remplacer les courbes en cloche?

• Instaurez un système d'évaluation des performances qui soit transparent: les systèmes de courbe en cloche sont souvent des secrets de polichinelle
• Développez des entretiens de perfomances factuels et objectifs, si ça vaut un 4, ça vaut un 4. Si nécessaire formez vos gestionnaires au leadership et jetez donc ces courbes en cloche à la poubelle. (D’autant plus que l’appliquer à une équipe de quelques personnes n’a aucune validité scientifique)
• Si les résultats d’évaluation dans une de vos équipes sont anormalement élevés, ne rejetez pas d’office ces résultats. Vous avez-là une source d’analyse:
• Peut-être avez-vous un gestionnaire qui a un excellent style de leadership.
• Ou, éventuellement, ce sont les objectifs qui doivent être relevés.
• Eventuellement, vous pourriez avoir un gestionnaire trop complaisant. Un travail de coaching ou de formation pourrait s’avérer nécessaire.
• En tout cas, ne rejetez pas par principe les résultats sous prétexte qu’ils sont trop bons.
   

 

 

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• Comment assurer la réussite de vos nouveaux gestionnaires?
• Comment devenir gestionnaire?
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Découvrez ces vidéos pour devenir un gestionnaire performant.

 

 

 

Jean-Luc Dupont
Formateur et conférencier en leadership
Formateur MBTI® et Process Com®
Auteur des livres "Vous êtes unique, vos interlocuteurs aussi" et "Le gestionnaire PROCHE"