Comment donner des rétroactions de qualité?

Donnez des rétroactions de qualité est l’habileté de leadership la plus importante à maîtriser, celle qui fait partie de la base de la formation d’un gestionnaire.

 

 

Donner de bonnes rétroactions répond à plusieurs besoins:

• La sécurité: votre collaborateur sait s’il répond aux attentes.
  
  
• La performance: il peut mieux identifier comment s’améliorer.
  
  
• Eviter l’ambiguïté et un gaspillage d’énergie: lorsque les attentes ne sont pas claires, que les bons coups ne sont pas valorisés et les moins bons ne sont pas signalés, le collaborateur risque de tâtonner, ne sachant jamais quand il fait bien ou mal.
  
  
• L’appartenance: l’être humain est un animal social. Nous avons besoin de recevoir ce qu’on appelle des « signaux de reconnaissance » (« strokes » en anglais). A chaque fois que vous donnez des rétroactions, vous aidez vos collaborateurs à satisfaire ce besoin essentiel pour eux.
  
  
• La complicité: avoir le réflexe d’offrir régulièrement des rétroactions et le faire de façon efficace crée un dialogue qui renforce la création d’une relation proche, la base d’un style de leadership inspirant.

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Donner des rétroactions constructives est sans doute l'habileté de leadership la plus importante.

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Certains gestionnaires n’ont tout simplement pas le réflexe de fournir des rétroactions. Souvent, pour eux, c’est juste normal que le collaborateur fasse du bon travail, tout comme il est légitime qu’il soit payé dans les délais. Il n’y a donc rien de particulier à signaler lorsqu’une tâche est réalisée correctement. Ce sont plutôt les profils MBTI® de type Pensée qui ont tendance à fonctionner de cette façon.  

L’absence de temps peut également amener un responsable à oublier de donner de la rétroaction. Le gestionnaire court d’une urgence à l’autre et ne trouve pas (ou plutôt ne prend pas) le temps pour remercier ses collègues pour le bon travail accompli.

Cette absence de rétroaction est souvent ressentie par les membres de l’équipe comme un manque d’intérêt et est un des plus grands facteurs de démotivation au travail.

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L'absence de rétroactions est une des causes majeures de démotivation.

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• La rétroaction vient trop tard: c’est du réchauffé, l’effet est loupé. C’est comme shooter dans un ballon après qu’il soit passé, vous faites du vent mais vous n’obtenez aucun résultat.
   
• L’absence de rétroactions « négatives », de peur de vexer, de démotiver, de paraître trop dur:  les collaborateurs n’ont aucun moyen de prendre conscience du besoin d’améliorer leurs résultats, attitudes, habiletés… Les conséquences peuvent être dramatiques.
   
• La rétroaction n’est pas claire, le gestionnaire ne s’affirme pas suffisamment, souvent aussi par peur de blesser: le collaborateur ne prend pas conscience de l’importance du message.
   
• Une rétroaction « négative » est donnée à l’ensemble de l’équipe alors qu’elle est destinée à une personne (de nouveau la crainte de froisser): vous vexez ceux qui n’ont rien à voir avec le problème et votre impact sur la personne concernée est nulle.
   
• Des rétroactions « positives » pour un rien: l’intention est généreuse, motiver, améliorer la confiance en soi… Toutefois cela créer souvent une estimation irréaliste de la qualité de ses prestations et une incapacité à entendre des remarques négatives (justifiées), ce que Carol Dweck appelle un Mindset fixe.
   
• La rétroaction se limite à un jugement (« tu es arrivé en retard »): le collaborateur ne sait pas nécessairement comment mieux réaliser les tâches à accomplir.
   
• Faire une rétroaction lorsque le collaborateur ou vous n’est pas en bon contrôle émotionnel de soi.
   
• …

Il est un type de rétroaction que nous déconseillons dans toutes nos formations au leadership pour superviseur, l’utilisation de la technique du sandwich. Celle-ci part d’une bonne intention mais mène souvent à des gros soucis que vous pouvez découvrir dans notre vidéo sur la technique du sandwich.

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Ne pas savoir donner de rétroaction "négative" peut vous mettre au devant de grosses difficultés.

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• Soyez authentique et sincère: offrez des rétroactions parce que vous sentez que c’est important de le faire pas parce vous l’avez lu dans un livre ou parce qu’un conférencier en leadership vous a dit de le faire.
   
• Soyez juste: « lorsque c’est bon, dites-le. Lorsque ce n’est pas bon dites-le aussi.
  Evitez les compliments infondés. Ne fuyez pas les rétroactions « négatives ». N’utilisez pas des méthodes comme la technique du sandwich.
   
• Soyez proactif: dès que les conditions le permettent, faites votre rétroaction.
   
• Soyez clair dans vos demandes: lorsque vous faites une rétroaction, c’est pour demander à une personne de faire quelque chose (continuer ou changer sa façon de faire). Nous utilisons un moyen de donner des rétroactions efficaces: le « CADRE® » que vous pouvez trouver dans notre livre sur le leadership: Le gestionnaire PROCHE.
   
• Soyez cohérent: méfiez-vous des moments où vous êtes plus irritable. 
  Rappelez-vous que nous avons tous des personnes avec lesquels nous travaillons plus facilement. En tant que leader d’impact, vous ne pouvez pas vous laisser influencer par la fatigue ou des à priori relationnels.
   
• Ecoutez avant de juger: c’est sans doute une des plus grandes causes de démotivation, se sentir jugé avant d’avoir pu expliquer votre point de vue. Assurez-vous que vous avez bien les bonnes informations, veillez à comprendre les raisons derrière un échec, un mauvais comportement…
   
• Donnez des rétroactions sur les faits pas sur la personne: « tu n’a pas remis ton dossier à temps » est une rétroaction sur les faits, elle est appropriée. « Tu n’es pas fiable » est une rétroaction sur la personne ; évitez ce genre de rétroaction.
   
• Gérez vos émotions: une émotion est un signal qui nous dit ce qui va bien ou mal en nous et nous invite à prendre soin de nos besoins. Malheureusement de nombreuses personnes ne comprennent pas leur émotion et réagissent de façon inappropriée. Les gestionnaires qui ont suivi une formation à la gestion des émotions parviennent à donner des rétroactions efficaces en toute situation.
   
• Communiquez avec impact: apprenez à exprimer vos attentes et vos besoins de façon constructive, exprimez-vous en « Je »…

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Des rétroactions de qualité commencent par une attitude authentique et sincère.

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• Tenez compte de la personnalité de votre collaborateur: les profils Pensée du MBTI préfèrent généralement des rétroactions plus directes, les types Sentiment prennent les remarques « négatives » de façon plus personnelle. Découvrir votre propre profil est la première étape dans une formation au leadership différencié pour apprendre à donner des rétroactions efficaces auprès de chaque membre de votre équipe.
   
• Donnez des rétroactions sur les efforts afin de susciter ce que Carol Dweck appelle un Mindset de croissance (la capacité à apprendre de ses erreurs et de croître de ses difficultés).
   
• Soignez la relation avec votre collaborateur au travers de toutes les rétroactions (aussi bien les positives que les négatives), c’est le but de notre modèle CADRE©.
   
• Montrez l’exemple: demandez régulièrement des rétroactions à vos propres collaborateurs et à vos collègues. Adoptez un comportement ouvert et constructif lorsque vous recevez une remarque ou un reproche.
   
• Utilisez le « feedforward »: exprimer vos attentes pour le futur plutôt que de se focaliser sur le passé.

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Le leader d'impact donne des rétroactions en CADRE©.

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Découvrez ces vidéos pour devenir un gestionnaire performant.

 

 

 

Jean-Luc Dupont
Formateur et conférencier en leadership
Formateur MBTI® et Process Com®
Auteur des livres "Vous êtes unique, vos interlocuteurs aussi" et "Le gestionnaire PROCHE"